Nowe przepisy regulujące udzielanie zamówień publicznych. E-podpis.

Działanie zamawiającego i wykonawcy musi być określone ramami. Dzięki temu sposób ich postępowania jest sformalizowany i nie ma miejsca na niedomówienia. Sprawdzamy, co w tym zakresie zmieniło się w 2021 roku. Od 1 stycznia 2021 roku głównym filarem systemu zamówień publicznym w Polsce jest Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej PZP), która zastąpiła Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Przepisy PZP określają między innymi:

• zasady i tryb udzielania zamówień publicznych,
• środki ochrony prawnej,
• zasady kontroli udzielania zamówień publicznych,
• zasady dotyczące umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania.

Jedną z najważniejszych zmian wprowadzonych z dniem 1 stycznia 2021 roku jest wymóg posługiwania się podpisem elektronicznym. Nowe prawo wprowadziło pełną cyfryzację dokumentacji przetargowej. Teraz wszystkie czynności związane z przetargiem, dotyczące zarówno zamawiających, jak i wykonawców, realizowane są jedynie w formie elektronicznej.

Za sprawą nowych przepisów (które określa Ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, Dz. U. z 2019, poz. 2019), w jednostkach administracji publicznej nie mamy już do czynienia z jawnym otwieraniem kopert z ofertami w wersji papierowej. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca, który chce oferować swoje produkty i usługi jednostkom administracji publicznej, musi sprawnie posługiwać się podpisem elektronicznym. Wymóg dotyczy zarówno zamówień poniżej progów unijnych, jak i przetargów powyżej progów unijnych.

W ostatnich dwóch latach część postępowań było już przeprowadzanych w trybie elektronicznym. Jednak dotyczyło to głównie postępowań powyżej progów unijnych. Zmieniło się to w 2021 roku – przetargi krajowe poniżej progów unijnych muszą być przeprowadzane „cyfrowo”.

W zależności od rodzaju działalności przedsiębiorców, nowe prawo zamówień publicznych zobowiązuje do posługiwania się konkretnym rodzajem e-podpisu.

Wymóg ten dotyczy całego procesu ofertowania, który obejmuje:

• oferty wstępne,
• oferty podlegające negocjacjom,
• oferty ostateczne,
• a także dodatkowe, wariantowe oraz częściowe.

Poniżej progów unijnych można korzystać z profilu zaufanego (bezpłatny) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego (płatny). Ten drugi daje dużo większe możliwości. Oprócz „cyfrowego” udziału w przetargach możemy całkowicie przekwalifikować swoją pracę na „zdalną”. Dokumenty podpisywane w ten sposób są już akceptowane prawie we wszystkich instytucjach. Dzięki temu firmy mogą znacznie przyspieszyć załatwianie spraw. Zamiast stać w urzędowych kolejkach wystarczy przejść na komunikację z dokumentami opatrzonymi podpisem kwalifikowanym. W ten sposób można załatwić pożyczkę w banku, wziąć leasing na auto, podpisać nowe umowy na usługi telekomunikacyjne, prąd itd.

Potencjalni wykonawcy umów przetargów, czyli przedsiębiorcy, mieli mniejsze obawy, co do wprowadzonych zmian niż zamawiający. Dla nich przeniesienie procedur i nawyków dokumentacyjnych do internetu mogło wydawać się dużym wyzwaniem.

„Każda zmiana wymaga czasu na adaptację, ale już dzisiaj mogę pokusić się o stwierdzenie, że opanowana cyfryzacja życia będzie (bądź już jest) znaczną oszczędnością czasu i paliwa. Choć na pewno znajdą się osoby, które tęsknią za wielogodzinnym staniem w kolejkach w urzędach” – podsumowuje Dominik Kościelniak, kierownik działu przetargów.